Q．人事担当者です。
勤務時間中のトイレ休憩や喫煙休憩、帰宅後に自宅で業務を再開する場合など、勤怠管理において、出退勤の打刻（In／Out）は法的にどこまで求められるのでしょうか。
また、従業員が打刻を忘れた場合に、自動的に所定労働時間を勤務したものとして記録する運用に問題はないのでしょうか。
A：労働時間の管理として、ガイドラインに求められている打刻は、 「始業」と「終業」時刻とされております。
そのため、トイレ休憩やたばこ休憩といった、就業時間内ではあるものの、労務の提供を行っていない時間についてまで把握することを義務付けているわけではございません。
他社事例といたしましては、トイレに行く行為は生理現象となることから打刻等は求めず労務提供しているとみなし、たばこ については、就労時間内による喫煙は就業規則において禁止しているケースが多くみられます。
なお、今までたばこ休憩を休憩時間とカウントしていないことからしますと、不利益変更の問題を検討する必要がございます。
とはいえ、①労働者全体として不利益の程度は相当低くいこと、 ②健康上の問題から禁煙、分煙が進んでいること、③一定の猶予期間を設けることで、就業規則上、たばこでの離席時間を休憩時間としてカウントすることは可能であるものと考えます。
また、たばこ休憩の時間に上限(時間や回数)を設け、それを超えるところからは労働時間として扱わないとする内規を定める運用も考えられるかと存じます。
ですが、その時間(たばこ休憩)について打刻をする場合でも実態としては自己申告と変わらないといえますので、面談等を通じてその時間が真実であるかどうか確認を行い、正しい時間に修正することが重要といえます。
打刻を忘れた場合も同様です。
「自動的に所定労働時間を申告とする、という運用」は構いませんが、最終的には、その日の実労働時間(始業、終業)を所定労働時間と扱うことが適切なものであるのか、面談を実施し、正しい時間へ修正を行うことは必要になるかと存じます。
帰宅後に自宅で業務を再開する場合ですが、業務再開時刻と終了時刻は、必ず打刻または報告の徹底をしてください。
打刻または報告なしで業務を遂行させることは、サービス残業になりかねませんのでご注意ください。
なお、帰宅後に業務を行う場合は、時間管理等が難しいため、必ず事前の許可制等とする等、限定的な運用とされることをお勧めします。
また、その場合は、業務中は私用厳禁などのルールも併せて設けることもご検討ください。
『これって自社の場合はどうなるの？』と感じた方は、個別にご相談ください。労務対応は“早めの確認”がトラブル防止の第一歩です。少しでも気になる点があれば、ぜひお気軽にご相談ください。
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